A análise SWOT e a ISO 9001:2015 - Não erre!

Análise SWOT nada mais é do que uma avaliação do ambiente interno e externo aos quais a empresa está submetida e podem ser geradores de receita (pontos fortes e oportunidades) como também dificuldades para o bom desempenho da organização (pontos fracos e ameaças).

Essa análise é muito utilizada em momentos de planejamento estratégico (antes da abertura da empresa, como parte do plano de negócios, mas também durante suas atividades, para decidir como prosseguir da melhor forma).

A análise SWOT (ou FOFA, como alguns chamam no Brasil – Forças, Oportunidades, Fraquezas e Ameaças) é utilizada para planejamento estratégico por uma razão bastante simples: a partir das verificações dos quatro pontos essenciais que compõem essa análise, é possível entender todos os fatores que interferem diretamente na atividade da empresa, tornando-a mais ou menos competitiva, produtiva etc., afetando seus resultados. Entendendo o que afeta diretamente a atividade empresarial (interna e externamente) é possível potencializar o que é fator que possibilidade a geração de receita (forças e oportunidades) e modificar ou preparar a empresa para lidar com os fatores que são entraves ao crescimento da organização (ameaças e fraquezas).

Veja aqui o vídeo: O PDCA na ISO 9001:2015 

Os pontos que devem ser analisados são os seguintes:

Pontos fracos: este ponto trata das características internas da empresa que podem ser um empecilho para a atividade realizada pela empresa.

Exemplos de situações na empresa que podem ser pontos fracos:

• Falta de pessoal qualificado: funcionários não qualificados podem gerar problemas, por exemplo, na produção, acarretando em custos com material, perda de tempo, acidentes etc.
• Escassez de recursos: considerando que o mercado torna-se mais competitivo a cada dia, é preciso reinventar-se diariamente e isso requer investimentos. Não ter recursos para aperfeiçoar sua atividade, aderir a uma nova tecnologia etc., pode deixar sua empresa menos competitiva e fazer o cliente preferir o concorrente.
• Marca pouco conhecida: se sua marca ainda não é conhecida e reconhecida no mercado, será preciso um intenso trabalho de marketing para conquistar consumidores, etc.

Todos esses aspectos devem ser, após diagnosticados, trabalhados a fim de deixarem de existir, caso contrário serão entraves para a empresa atuar e se destacar no mercado.

Pontos fortes: aqui se deve colocar todas as características boas da empresa e que poderão ser um “motor”, ou seja, um ótimo aspecto para a atividade pretendida. Lembrando que ainda estamos tratando do ambiente interno da organização.

Exemplo:

• Alto padrão tecnológico: fator que diminui os custos se for utilizado corretamente;
• Preço competitivo: um fator importantíssimo, afinal, quanto melhor o preço, mais clientes você terá a chance de conquistar. Vale ressaltar que só preço não é o que mantém alguém no mercado, é preciso qualidade, prazo, negociação etc. Neste ponto é importante citar que preço não é fator decisivo para o cliente escolher a sua empresa, caso contrário, não existiriam produtos tão caros sendo consumidos quando há outros mais baratos. O que é crucial nestes momentos de “meu preço é alto” é saber oferecer uma melhoria (no caso de serviço) que o cliente perceba o quanto ele economizará contratando sua empresa ou oferecendo um objeto diferente (pro caso de produto físico); a exemplo de um tênis Nike, que é bem mais caro do que os tênis comuns, mas além da qualidade, ele oferece status a quem o usa, e isso o cliente percebe e está disposto a pagar. Esses fatores são pontos fortes também, e que devem ser sempre reforçados (ou criados, para o caso de não ter ainda).

Ameaças: este ponto não trata mais do ambiente interno da empresa, mas sim do externo. Aqui se devem enumerar aspectos existentes no mercado que fazem a sua empresa perder ou deixar de ganhar dinheiro.

Exemplo:

• Forte concorrência: quanto mais forte o concorrente for, mais difícil será conquistar o consumidor, afinal, a pergunta é: por que o consumidor deixaria de comprar dele para comprar de você? A resposta dessa pergunta deve ser a base da estratégia de marketing para inserir seu produto em um novo mercado;
• Diferenças culturais: regiões com costumes muito diferentes devem tomar cuidado ao estabelecer uma relação comercial pois há práticas de comércio (em alguns casos) e tipos de produtos ou serviços que não serão bem recepcionados pela população local devido aos costumes e não encontrarão mercado.

Oportunidades: e neste tópico devem ser observadas as características (também externas) que serão positivas para o seu negócio, ou seja, poderão ajudar a gerar receita.

Exemplo:

• Produto/serviço inovador: propostas inovadoras sempre cativam o público e tornam o produto algo único, aumentando, assim, sua chance de venda; mercado de nicho - quanto mais especifico for o seu mercado, melhor será sua comunicação com ele, melhor direcionado será o seu produto e publicidade e maiores serão as chances de você se tornar referência naquele assunto. Imagine duas empresas:

Empresa 1) consultório odontológico que atende crianças.

Empresa 2) consultório odontológico que atende crianças de 5 a 12 anos com Síndrome de Down.

Qual das duas empresas você imagina que possui mais chances de se tornar referência no mercado odontológico? Pois é... quanto mais específico e inovador, melhor. Aumente as suas chances de se comunicar com o seu cliente, potencialize suas particularidades para poder se tornar referência.

• Economia estável: estar vivendo um bom momento econômico também é importante pois questões como renda, inflação, emprego, produção, consumo etc. estão intimamente relacionados com uma economia favorável/estável.

Esses são as quatro análises cruciais que devem ser feitas para entender como a empresa deve prosseguir para se manter e se destacar no mercado. É importante lembrar que algumas situações fogem do controle do empresário (exemplo: situação econômico instável/crise), portanto, nesses casos é necessário se preparar – em todos os aspectos possíveis: financeiro, produtivo, publicitário etc. – para ser afetado da menor forma possível, e, quando afetado, possuir possíveis saídas (definidas no momento do planejamento).

Tomar café no trabalho melhora a produtividade?

Que tal uma pausa para o cafezinho? Muito além do hábito, o consumo de café no trabalho representa um momento de descontração e relaxamento. Muitos funcionários recorrem à bebida como estratégia para afastar o sono ou mesmo para fazer uma pausa. Desde que consumido com moderação, o café traz diversos benefícios para a saúde e contribui para gerar mais disposição e energia para o trabalho.

A cafeína, principal componente do café, é responsável pelos processos de ativação da atenção e da memória. Por incentivar a liberação da dopamina, uma xícara da bebida estimula o organismo, melhorando a disposição e a produtividade.

O tradicional cafezinho também contribui para funcionários mais animados! Isso porque a liberação da dopamina provoca a melhora temporária do humor.

Leia também: Você tem o conceito correto de Produtividade?

O estímulo gerado pela cafeína costuma ser rápido no organismo, permitindo um aumento de disposição e concentração. Como essa substância age diretamente sobre o sistema nervoso central, a sensação de cansaço e sonolência são rapidamente afastadas a partir do primeiro gole. 

Além da dopamina, o consumo do café estimula a produção de ácidos clorogênicos, que agem diretamente nos sistemas de gratificação do cérebro. Ao serem estimuladas, essas áreas provocam a sensação de euforia, beneficiando a motivação do funcionário e ajudando a afastar a depressão.

Embora os benefícios sejam muitos, o consumo com moderação é recomendado. Por isso, evite tomar mais de quatro xícaras grandes ou o equivalente a 500 gramas de cafeína. Nutricionistas costumam sugerir o consumo fracionado de café durante o dia, além de evitar o consumo com o estômago vazio.

Outra dica importante é evitar o consumo em garrafas térmicas que armazenam a bebida por um longo tempo. Isso porque esse processo de armazenamento do café estimula a produção de toxinas, aumentando sua acidez e tornando-o extremamente prejudicial ao sistema gastrointestinal.

Com o objetivo de garantir maior praticidade ao café da empresa, a Baristo dispõe de máquinas inovadoras, que além do cafezinho clássico, oferecem diversas bebidas à base de café para proporcionar variedade e sabor ao dia a dia dos colaboradores. 

A pausa no trabalho é fundamental para garantir a produtividade e o bem estar, além de promover a integração e socialização na empresa. Aproveite esse pequeno de descanso para desfrutar de uma xícara quentinha e degustar com prazer essa bebida.

via: http://baristo.com.br/blog/os-beneficios-do-cafe-na-disposicao-para-o-trabalho/

Você tem o conceito correto de Produtividade?

Produtividade é uma das métricas industriais mais importantes para a manufatura. Muita gente tem o conceito errado de produtividade, pois é comum de se ouvir mesmo na televisão o jornalista dizendo que nesse ano a produtividade foi de 200.000 produtos - deixo bem claro que isso é PRODUÇÃO, o que é diferente.

Produtividade é a relação entre o que se produz (tempo) e o que deveria ser produzido (tempo). É sempre expressa em porcentagem e, basicamente, é um parâmetro que mede o desempenho do trabalhador, pois estão excluidas quaisquer paradas que o mesmo não tenha influência, como por exemplo a falta de energia elétrica, falta de matéria-prima, etc.

Esse número significa que, excluindo o tempo de parada o operador teve um aproveitamento de 91,3% do tempo disponível, ou seja, utilizou 91,3% das 6 horas de seu turno para produzir efetivamente.

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Leia também: Por que o Heijunka deve vir antes do Kanban?

Os 3 maiores motivos pelos quais gestores FALHAM em reduzir custos

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Redução de custos é a frase da década - das duas últimas décadas, mais especificamente - e ainda ouviremos muito falar sobre isso.
Há alguns anos verifico erros básicos, para ser mais específico, erros quase infantis em empresas de pequeno a grande porte ao tentar reduzir custos. Nesse artigo pretendo listar os 3 maiores de forma simples para que sejam entendidas de uma vez por todas as gafes que muitos gestores cometem ao tentar reduzir custos.

1° - Cortar o cafezinho
Já aconteceu na sua empresa? Bom, nesse ponto lhe pergunto qual o impacto que esse corte tem no preço final do produto ao consumidor. Pergunto ainda, percentualmente, qual o impacto disso no custo industrial? Caro leitor, em geral, posso dizer que esse corte, se não tivesse outros efeitos - quais vou abordar na sequência - teria um impacto milionesimal no custo industrial, algo realmente muito pequeno que, a menos que cada funcionário tomasse 1 litro de café por dia, algo palpável com relação ao custo só seria sentido dentro de anos.

Leia também: Mura e Muri, perdas invisíveis

No entanto, existem outros fatores negativos em se cortar o cafezinho, tais como a queda de produtividade e concentração. A cafeína, principal componente do café, é responsável pelos processos de ativação da atenção e da memória. Por incentivar a liberação da dopamina, uma xícara da bebida estimula o organismo, melhorando a disposição e a produtividade.O tradicional cafezinho também contribui para funcionários mais animados! Isso porque a liberação da dopamina provoca a melhora temporária do humor.

O estímulo gerado pela cafeína costuma ser rápido no organismo, permitindo um aumento de disposição e concentração. Como essa substância age diretamente sobre o sistema nervoso central, a sensação de cansaço e sonolência são rapidamente afastadas a partir do primeiro gole. Enfim, cortando o cafezinho, podemos esperar também uma queda em produtividade e atenção, o que faz o efeito contrário ao desejado quando se decidiu reduzir custos.

2° Redução do quadro de funcionários

Se não for feito com muita cautela pode gerar o efeito contrário ao esperado na redução de custos, vou explicar o porquê. Em uma determinada fábrica no interior de São Paulo fui chamado para analisar os trabalhos de redução de custos da equipe. Verifique trabalhos excelentes, mas a redução do quadro de funcionários me chamou a atenção: uma redução de 35% do quadro de funcionários da produção. Imediatamente verifiquei junto ao gestor da produção os efeitos disso, hora extra para a maior parte dos funcionários, todo dia, de segunda a segunda nos últimos 5 meses.

Ao nível de custo industrial, o efeito foi o contrário, tiveram um aumento no custo com mão-de-obra não só pelas horas extras, mas também pelo índice de acidentes de trabalho, que aumentaram em 9%. Os acidentes de trabalho possuem grande custo para as empresas, devido tributos, afastamentos, indenizações, etc.

Veja também: A verdadeira importância dos 5S's

Caro leitor, não sou contra redução de quadro de funcionários, mas a única hipótese plausível que vejo para se realizar a mesma é a redução da demanda da fábrica, pois do contrário, reduções de mão de obra geram atrasos de produção, que tem seus próprios custos.

3° Aquisição de materiais de qualidade duvidosa

É comum chegar a ordem ao processo de compras: "Façam 5 orçamentos e comprem o mais barato". Para itens que não interfiram diretamente na qualidade do produto, essa ordem é plenamente entendível, no entanto, para itens que sim, tenham interferência direta na qualidade final do produto é necessário fazer uma bela ponderação pois, se ao comprar produtos mais baratos forem gerar atraso da entrega desses na organização, certamente aumentará o custo, pois atrasará a produção o que pode gerar horas extras e atraso ao cliente. Pode gerar ainda refugos de processo, que tem um alto custo. Podem ainda gerar uma insatisfação do cliente final e, leitor, não há custo maior do que cliente insatisfeito.

Mas por que tanto erro?

Atribuo esses erros à falta de conhecimento de racionalização industrial, quais ferramentas como a Cronoanálise e os estudos de tempos e métodos tem papel fundamental. 

Recomendo-lhe esse video: Os maiores erros em produção industrial - Perdas

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Os 6 passos do Mapeamento de Processos que te impedirão de errar na ISO 9001:2015

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Quando se fala da ISO 9001 versão 2015, quase que automaticamente vem à mente o mapeamento de processos que, nessa nova norma, terá papel fundamental principalmente no que tange à abordagem de riscos.

Veja aqui: Curso grátis e com certificado de MASP - Método de Análise e Solução de Problemas.

Na versão 2008 da ISO 9001 também temos algumas menções à abordagem das interações entre os processos, mas nessa nova norma o mesmo tem um papel fundamental.

No vídeo abaixo temos uma clara explicação sobre como fazer um correto mapeamento dos processos, mas ainda nesse artigo quero abordar 6 passos para que você não erre ao determinar em sua empresa.

Passos para o mapeamento de processos:

1 - Defina os processos que compõe o sistema - ou seja, todos aqueles que transformam os requisitos do cliente em produto e, por consequência, na satisfação do cliente;

2 - Estude as interações entre esses processos - verifique as interfaces de entrada e de saída de cada processo. O que cada processo recebe do processo anterior e o que o processo entrega ao processo posterior. Aborde os riscos envolvidos;

3 - Trate primeiramente cada processo como uma "mini fábrica" - estude e registre cada atividade realizada dentro do processo. O que é feito com o que é recebido (seja material ou informação)? Após cada atividade, como esse produto segue para o processo posterior?

4 - Verifique os indicadores do processo - as medições e monitoramentos vão de encontro com a política da qualidade definida e com os objetivos da qualidade?

5 - Teste o sistema - verifique se, empiricamente, o sistema entregaria produto com qualidade caso todos os indicadores do sistema atinjam exatamente a meta definida, nem mais, nem menos.

6 - Mapeie o fluxo de valor - quanto cada processo agrega de valor a cada produto. Com base nisso, vale a pena pensar em quanto é aceitável de perdas em cada processo para que não seja extrapolado o custo definido do produto.

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Porque o Heijunka DEVE vir antes da implantação do Kanban

Heijunka é um dos pilares da produção enxuta. Trata da estabilidade, mas também de flexibilização da produção tão sonhada a níveis brasileiros.

Tomemos uma situação hipotética.

Veja também: Como funciona o sistema Kanban

Em uma determinada fábrica produzimos os produtos X e Y.  Nosso cliente nos enviou o seguinte plano de coleta para os próximos 10 dias:

É notável que, para cada quantidade de X serão coletadas duas quantidades de Y, nesse ponto já percebemos um padrão.

Segundo a equipe de cronoanalistas e o pessoal de métodos e processos, o tempo padrão do produto Y é 10% maior do que o do produto X.

A fim de economizar tempo em ajuste de máquinas, o gerente de produção decide que o produto X será feito no primeiro turno de cada dia, enquanto que o produto Y será produzido no segundo turno.

As máquinas onde esses produtos serão produzidos raramente passam por manutenção preventiva, pois como são novas o gerente não viu a necessidade de se parar a produção para se fazer uma manutenção preventiva. Também não há um estudo de tempo médio entre falhas. Perde-se ainda um tempo valioso devido falta de organização das ferramentas.

A mão-de-obra que irá produzir esses produtos, em parte são bem experientes, alguns com mais de 10 anos na função, mas também existe uma boa parcela de pessoal novato. Os métodos utilizados para se produzir acabam variando de pessoa para pessoa, pois quem é mais experiente já conhece todos os segredos da produção desses itens enquanto os novatos ainda possuem bastantes dúvidas e cometem erros. Como o ambiente não foi bem planejado, acidentes de trabalho e lesões por esforço repetitivo são constantes, o que ocasiona falta de pessoal por doença ou ferimentos.

Os materiais utilizados para produzir os itens X e Y em geral apresentam alguns problemas de qualidade. Na maior parte das vezes são detectados antes de se fixar no produto final. É difícil de se encontrar cada um dos componentes desse produto no almoxarifado. No posto de trabalho não existe uma padronização com relação à localização desses materiais.

Avaliando o OEE dessa fábrica, verificamos números muito abaixo da média nacional e do segmento. Em geral atrasam entregas para o cliente, mesmo fazendo horas extras esporadicamente. Os resultados não vão bem e o custo industrial está alto.

VIDEO: COMO CALCULAR O OEE.

O Heijunka, conforme mencionado, visa nivelar e flexibilizar a produção para que a mesma possa FLUIR.

No exemplo acima temos uma situação onde a fluência da produção é extremamente difícil. Vejamos esses motivos:

 - Falta de estabilidade nos 4m’s;

 - Falta de nivelamento do plano de produção;

 - Falta dos 5S’s;

 - Falta de troca rápida de ferramentas;

Na sequência, continuaremos explicando para chegarmos à situação ideal.

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Porque o FMEA é IMPORTANTÍSSIMO na ISO 9001:2015

A nova ISO 9001 está trazendo excelentes características novas às organizações que optarem por implantá-la. Uma delas é a abordagem de riscos, cuja qual, uma ferramenta como o FMEA é extremamente eficiente para atendimento e agregação de valor.

Por não se tratar de ferramenta limitada a um segmento de indústria, o FMEA pode ser utilizado em processos que não envolvem  manufatura, como processos administrativos ou ainda serviços, tudo com o intuito de se detectar falhas potenciais.

Veja também: Como determinar a Política da Qualidade na ISO 9001:2015

Vem a servir também como ferramenta eficiente em indústrias que optam por certificar seu sistema de gestão da qualidade na norma ISO 9001:2015 pois, além de atender os requisitos 6.1 - Ações para abordar Riscos e Oportunidades e 6.3 - Planejamento de Mudanças de forma direta, atendem de forma menos direta outros requisitos, devido essa norma ter forte ênfase na abordagem de riscos.

Parte essencial do APQP – Planejamento Avançado da Qualidade do Produto, o FMEA é uma ferramenta multidisciplinar, afeta todo o processo de realização do produto e demanda certo tempo, portanto, precisa ser apoiado pelo alto gestor do processo e alta administração.

Outras características, tais como a abordagem e determinação dos requisitos de partes interessadas também é bastante presente. Confira algumas diferenças nesses trechos de aula:

ISO 9001:2015 - Ações para abordar Riscos e Oportunidades

O requisito 6.1 da ISO 9001:2015 nos demonstra que, após determinados os fatores internos e externos e os requisitos das partes interessadas, a organização deve determinar os riscos e oportunidades provenientes destes para dar toda a segurança ao sgq com o intuito de melhorá-lo e reduzir/eliminar os potenciais efeitos.

A ISO 31000 fornece parâmetros para a abordagem de riscos e pode ser uma excelente ferramenta dentro do sistema de gestão da qualidade de sua organização e ainda o próprio FMEA, que é bem mais simples, mas ainda assim uma excelente ferramenta.

Vejamos o Requisito:

6.1.1

Quando do planejamento do Sistema de Gestão da Qualidade, a organização deve considerar questões referenciadas em 4.1 e os requisitos referenciados em 4.2 e determinar os riscos e oportunidades que precisam ser abordados para:

a)   dar segurança para que o Sistema de Gestão da Qualidade, possa atingir os resultados esperados;

b) aumentar os efeitos desejáveis;

c) prevenir ou reduzir efeitos indesejados;

d) alcançar melhoria.

6.1.2

A organização deve planejar:
a) ações para abordar os riscos e oportunidades;
b) como:
1) integrar e implementar ações em seus processos do Sistema de Gestão da Qualidade (ver 4.4);
2) avaliar a eficácia dessas ações.

Ações tomadas para abordar os riscos e oportunidades, devem ser proporcionais ao impacto potencial sobre a conformidade de produtos e serviços.

NOTA 1 Opções para abordar os riscos, podem incluir: evitar os riscos, assumir os riscos a fim de buscar uma oportunidade, eliminar a fonte de risco, mudar a probabilidade ou consequências, dividir o risco, ou assumir o risco por tomada de decisão.

NOTA 2 Oportunidades podem levar à adoção de novas práticas, lançamento de novos produtos, abertura de novos mercados, abordagem de novos clientes, construção de parcerias, utilização de novas tecnologias e outras possibilidades desejáveis e viáveis para atender às necessidades da organização ou seus clientes.

Logo, o conceito de abordagem de riscos deve ser levado tanto em modo macro (verificando-se todo o SGQ) como micro (por processo), onde todos os riscos de cada processo precisam ser levados em consideração. Após tomadas as ações para abordar os riscos e oportunidades a eficácia destas deve ser avaliada. As notas 1 e 2 são bastante didáticas com relação ao o que as organizações podem fazer para abordar riscos e oportunidades.

Novamente, a ISO 31000 pode ser de grande utilidade dentro de seu sgq, pois é uma estrutura completa e robusta no que diz respeito à gestão de riscos.

Estabilidade dos 4m's - Métodos

Sem métodos estudados, discutidos, concordados e padronizados é praticamente impossível estabilizar a produção para que a mesma possa fluir e o cliente “puxar”.

Dentro dos países sul-americanos, a cultura de padronização (na maior parte dos casos) é fraca, o que muitas vezes acaba se tornando causa de instabilidade, improdutividade e, por consequência, ineficiência e mesmo problemas de qualidade no produto.

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Em minha experiência na área industrial tive a oportunidade de conversar com muitos gestores. De uma forma geral, o termo “padronização” é mal visto e mal entendido. De uma forma ou de outra a conversa sempre chega em “padronizar é engessar”.

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Veja também: Como funciona o sistema Kanban

Legado da era Taylor-Ford, onde a padronização de métodos era realizada por um engenheiro de tempos e métodos (um planeja, outro produz), o termo padronização muitas vezes tem sentido pejorativo na indústria nacional, mas a padronização proposta dentro do TPS visa “ter com o que comparar”. Ao se desenvolverem padrões, sempre uma equipe multifuncional deve estar envolvida.

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“Pessoas diferentes, de atividades diferentes pensam diferente sobre um tema comum”.

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No Japão, o termo padrão não tem esse sentido pejorativo. Tem justamente o sentido de ser uma base para comparação (o que está certo e o que está errado).

Métodos precisam ser padronizados para que se haja previsibilidade e, acima de tudo, para que haja segurança (e daí a importância de ao se definir um método envolver pessoas de conhecimentos diferentes, por exemplo um técnico em segurança do trabalho).

Qual a forma correta de se padronizar métodos e processos? Essa pergunta não é facilmente respondida, de forma genérica, pois cada tipo de indústria, segmento, condição, pessoal e recursos são diferentes, mas bons exemplos de padronizações de atividades são:

 - Vídeos de instrução, que podem ser gravados com o próprio pessoal que produz;

 - Instruções em papel, demonstrando passo-a-passo em fotografias ou desenhos o modo de se realizar aquela atividade;

 - Fluxogramas;

 - Instruções escritas.

Textos longos não são recomendados para se elaborar uma instrução de trabalho, pois em fábrica poucas pessoas o leem e, a nível de eficiência na transmissão de informação, dos exemplos citados é o menor.

Mas como fazer uma boa instrução de trabalho? Se seguirmos esses passos básicos teremos clareza na elaboração.

 - O que e como fazer? Descreve-se passo a passo a atividade a ser feita;

 - Por que fazer? O motivo de aquela atividade ser feita daquela forma;

 - Quais são os pontos de principal atenção? Pontos-chaves do produto, que se não fizer daquele jeito provavelmente teremos problemas.

 - Quais as ferramentas adequadas? Apontar as ferramentas consideradas adequadas.

 - Quais são os equipamentos de segurança pessoal e coletivos a serem utilizados?

 - Qual o tempo de referência da atividade? Este deve ser apresentado pelos cronoanalistas e equipe de métodos e processos. É o tempo adequado para a realização da atividade, com base no qual poderão ser medidas a produtividade e a eficiência.

Uma instrução deve ser simples, qualquer pessoa que a leia deveria entendê-la e saber executar a atividade. 

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Estabilidade dos 4m's - Mão-de-obra

Se a mão-de-obra que produz os produtos não for nivelada no que tange às competências teremos imprevisibilidade da produção, tanto no que toca a produtividade e eficiência quanto à qualidade dos produtos. É necessário que quem for fazer tal serviço tenha os conhecimentos e habilidades necessários à realização. Nesse ponto, vale à pena citar o item 7.1.6 da ISO 9001:2015:

“A organização deve determinar o conhecimento necessário para a operação dos processos e para atingir a conformidade de produtos e serviços. Esse conhecimento deve ser mantido e disponibilizado na extensão necessária. Quando abordadas novas mudanças e tendências, a organização deve considerar seu conhecimento atual e determinar como adquirir ou acessar as necessidades de conhecimentos adicionais e atualizações requeridas.

Veja também: Como funciona o sistema Kanban

NOTA 1 O conhecimento organizacional é o conhecimento específico para a organização; ele é adquirido pela experiência. É a informação que é usada e compartilhada para atingir os objetivos da organização.

NOTA 2 Conhecimento organizacional pode ser baseado em fontes internas (por exemplo: propriedade intelectual, conhecimentos adquiridos com a experiência; lições aprendidas com os fracassos e projetos bem-sucedidos; captação e compartilhamento de conhecimento e experiência em situação não documentada; os resultados de melhorias em processos, produtos e serviços); fontes externas (por exemplo: normas, academia, conferências, compilação de conhecimentos com clientes ou fornecedores externos).”

Note que nesse item existe uma preocupação com o conhecimento específico necessário para se realizar as atividades. É o conhecimento necessário para que todos os colaboradores possam produzir de forma padronizada, em produtividade e em qualidade padronizada.

Conhecimento é um dos componentes da competência e para gestão destes, uma excelente ferramenta dentro de um processo é a conhecida Matriz de Competências, que gere o nível de competências de cada colaborador, sendo que o ideal é que todos tenham o mesmo nível.

Exemplos de ações para nivelar mão-de-obra:

 - Treinamento e avaliação constante de funcionários novatos juntamente com funcionários experientes e hábeis;

 - Reunião diária de divulgação de resultados e feedback;

 - Observação e entendimento de dificuldades/ melhoria de processos.

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Porque o Heijunka DEVE vir antes da implantação do Kanban

Heijunka é um dos pilares da produção enxuta. Trata da estabilidade, mas também de flexibilização da produção tão sonhada a níveis brasileiros.

Tomemos uma situação hipotética.

Veja também: Como funciona o sistema Kanban

Em uma determinada fábrica produzimos os produtos X e Y.  Nosso cliente nos enviou o seguinte plano de coleta para os próximos 10 dias:

É notável que, para cada quantidade de X serão coletadas duas quantidades de Y, nesse ponto já percebemos um padrão.

Segundo a equipe de cronoanalistas e o pessoal de métodos e processos, o tempo padrão do produto Y é 10% maior do que o do produto X.

A fim de economizar tempo em ajuste de máquinas, o gerente de produção decide que o produto X será feito no primeiro turno de cada dia, enquanto que o produto Y será produzido no segundo turno.

As máquinas onde esses produtos serão produzidos raramente passam por manutenção preventiva, pois como são novas o gerente não viu a necessidade de se parar a produção para se fazer uma manutenção preventiva. Também não há um estudo de tempo médio entre falhas. Perde-se ainda um tempo valioso devido falta de organização das ferramentas.

A mão-de-obra que irá produzir esses produtos, em parte são bem experientes, alguns com mais de 10 anos na função, mas também existe uma boa parcela de pessoal novato. Os métodos utilizados para se produzir acabam variando de pessoa para pessoa, pois quem é mais experiente já conhece todos os segredos da produção desses itens enquanto os novatos ainda possuem bastantes dúvidas e cometem erros. Como o ambiente não foi bem planejado, acidentes de trabalho e lesões por esforço repetitivo são constantes, o que ocasiona falta de pessoal por doença ou ferimentos.

Os materiais utilizados para produzir os itens X e Y em geral apresentam alguns problemas de qualidade. Na maior parte das vezes são detectados antes de se fixar no produto final. É difícil de se encontrar cada um dos componentes desse produto no almoxarifado. No posto de trabalho não existe uma padronização com relação à localização desses materiais.

Avaliando o OEE dessa fábrica, verificamos números muito abaixo da média nacional e do segmento. Em geral atrasam entregas para o cliente, mesmo fazendo horas extras esporadicamente. Os resultados não vão bem e o custo industrial está alto.

VIDEO: COMO CALCULAR O OEE.

O Heijunka, conforme mencionado, visa nivelar e flexibilizar a produção para que a mesma possa FLUIR.

No exemplo acima temos uma situação onde a fluência da produção é extremamente difícil. Vejamos esses motivos:

 - Falta de estabilidade nos 4m’s;

 - Falta de nivelamento do plano de produção;

 - Falta dos 5S’s;

 - Falta de troca rápida de ferramentas;

Na sequência, continuaremos explicando para chegarmos à situação ideal.

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