As 3 melhores ferramentas de abordagem de riscos para a ISO 9001:2015

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O requisito 6.1 da ISO 9001:2015 nos demonstra que, após determinados os fatores internos e externos e os requisitos das partes interessadas, a organização deve determinar os riscos e oportunidades provenientes destes para dar toda a segurança ao sgq com o intuito de melhorá-lo e reduzir/eliminar os potenciais efeitos.

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Vou aqui listar as 3 melhores ferramentas para abordagem e gestão de riscos. Quando cito o termo "melhor", me refiro às ferramentas mais robustas em ordem decrescente.

 1 - ISO 31000 - Gestão de riscos. A norma em questão pode ser encontrada para download no site da ABNT e é uma ferramenta estruturada e robusta para a gestão de riscos e também provém estrutura para gestão de mudanças (que também caracteriza risco).

2 - FMEA - Uma ferramenta desenvolvida inicialmente para as indústrias automotivas e sua cadeia de fornecimento. O FMEA tem se tornado cada vez mais utilizado em empresas de diversos segmentos devido sua simplicidade, fácil gerenciamento, fácil entendimento e eficiência. Leia também: Porque o FMEA é tão importante na ISO 9001:2015.

3 - Matriz SWOT - Das 3, a ferramenta mais simples. Extremamente útil para a abordagem dos riscos e para o planejamento estratégico. Veja mais AQUI.

Vejamos o Requisito:

6.1.1

Quando do planejamento do Sistema de Gestão da Qualidade, a organização deve considerar questões referenciadas em 4.1 e os requisitos referenciados em 4.2 e determinar os riscos e oportunidades que precisam ser abordados para:

a)   dar segurança para que o Sistema de Gestão da Qualidade, possa atingir os resultados esperados;

b) aumentar os efeitos desejáveis;

c) prevenir ou reduzir efeitos indesejados;

d) alcançar melhoria.

6.1.2

A organização deve planejar:
a) ações para abordar os riscos e oportunidades;
b) como:
1) integrar e implementar ações em seus processos do Sistema de Gestão da Qualidade (ver 4.4);2) avaliar a eficácia dessas ações.

Ações tomadas para abordar os riscos e oportunidades, devem ser proporcionais ao impacto potencial sobre a conformidade de produtos e serviços.

NOTA 1 Opções para abordar os riscos, podem incluir: evitar os riscos, assumir os riscos a fim de buscar uma oportunidade, eliminar a fonte de risco, mudar a probabilidade ou consequências, dividir o risco, ou assumir o risco por tomada de decisão.

NOTA 2 Oportunidades podem levar à adoção de novas práticas, lançamento de novos produtos, abertura de novos mercados, abordagem de novos clientes, construção de parcerias, utilização de novas tecnologias e outras possibilidades desejáveis e viáveis para atender às necessidades da organização ou seus clientes.

Logo, o conceito de abordagem de riscos deve ser levado tanto em modo macro (verificando-se todo o SGQ) como micro (por processo), onde todos os riscos de cada processo precisam ser levados em consideração. Após tomadas as ações para abordar os riscos e oportunidades a eficácia destas deve ser avaliada. As notas 1 e 2 são bastante didáticas com relação ao o que as organizações podem fazer para abordar riscos e oportunidades.

Novamente, a ISO 31000 pode ser de grande utilidade dentro de seu sgq, pois é uma estrutura completa e robusta no que diz respeito à gestão de riscos.

Os 3 maiores motivos pelos quais gestores FALHAM em reduzir custos

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Redução de custos é a frase da década - das duas últimas décadas, mais especificamente - e ainda ouviremos muito falar sobre isso.
Há alguns anos verifico erros básicos, para ser mais específico, erros quase infantis em empresas de pequeno a grande porte ao tentar reduzir custos. Nesse artigo pretendo listar os 3 maiores de forma simples para que sejam entendidas de uma vez por todas as gafes que muitos gestores cometem ao tentar reduzir custos.

1° - Cortar o cafezinho
Já aconteceu na sua empresa? Bom, nesse ponto lhe pergunto qual o impacto que esse corte tem no preço final do produto ao consumidor. Pergunto ainda, percentualmente, qual o impacto disso no custo industrial? Caro leitor, em geral, posso dizer que esse corte, se não tivesse outros efeitos - quais vou abordar na sequência - teria um impacto milionesimal no custo industrial, algo realmente muito pequeno que, a menos que cada funcionário tomasse 1 litro de café por dia, algo palpável com relação ao custo só seria sentido dentro de anos.

Leia também: Mura e Muri, perdas invisíveis

No entanto, existem outros fatores negativos em se cortar o cafezinho, tais como a queda de produtividade e concentração. A cafeína, principal componente do café, é responsável pelos processos de ativação da atenção e da memória. Por incentivar a liberação da dopamina, uma xícara da bebida estimula o organismo, melhorando a disposição e a produtividade.O tradicional cafezinho também contribui para funcionários mais animados! Isso porque a liberação da dopamina provoca a melhora temporária do humor.

O estímulo gerado pela cafeína costuma ser rápido no organismo, permitindo um aumento de disposição e concentração. Como essa substância age diretamente sobre o sistema nervoso central, a sensação de cansaço e sonolência são rapidamente afastadas a partir do primeiro gole. Enfim, cortando o cafezinho, podemos esperar também uma queda em produtividade e atenção, o que faz o efeito contrário ao desejado quando se decidiu reduzir custos.

2° Redução do quadro de funcionários

Se não for feito com muita cautela pode gerar o efeito contrário ao esperado na redução de custos, vou explicar o porquê. Em uma determinada fábrica no interior de São Paulo fui chamado para analisar os trabalhos de redução de custos da equipe. Verifique trabalhos excelentes, mas a redução do quadro de funcionários me chamou a atenção: uma redução de 35% do quadro de funcionários da produção. Imediatamente verifiquei junto ao gestor da produção os efeitos disso, hora extra para a maior parte dos funcionários, todo dia, de segunda a segunda nos últimos 5 meses.

Ao nível de custo industrial, o efeito foi o contrário, tiveram um aumento no custo com mão-de-obra não só pelas horas extras, mas também pelo índice de acidentes de trabalho, que aumentaram em 9%. Os acidentes de trabalho possuem grande custo para as empresas, devido tributos, afastamentos, indenizações, etc.

Veja também: A verdadeira importância dos 5S's

Caro leitor, não sou contra redução de quadro de funcionários, mas a única hipótese plausível que vejo para se realizar a mesma é a redução da demanda da fábrica, pois do contrário, reduções de mão de obra geram atrasos de produção, que tem seus próprios custos.

3° Aquisição de materiais de qualidade duvidosa

É comum chegar a ordem ao processo de compras: "Façam 5 orçamentos e comprem o mais barato". Para itens que não interfiram diretamente na qualidade do produto, essa ordem é plenamente entendível, no entanto, para itens que sim, tenham interferência direta na qualidade final do produto é necessário fazer uma bela ponderação pois, se ao comprar produtos mais baratos forem gerar atraso da entrega desses na organização, certamente aumentará o custo, pois atrasará a produção o que pode gerar horas extras e atraso ao cliente. Pode gerar ainda refugos de processo, que tem um alto custo. Podem ainda gerar uma insatisfação do cliente final e, leitor, não há custo maior do que cliente insatisfeito.

Mas por que tanto erro?

Atribuo esses erros à falta de conhecimento de racionalização industrial, quais ferramentas como a Cronoanálise e os estudos de tempos e métodos tem papel fundamental. 

Recomendo-lhe esse video: Os maiores erros em produção industrial - Perdas

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Estabilidade dos 4m's - Mão-de-obra

Se a mão-de-obra que produz os produtos não for nivelada no que tange às competências teremos imprevisibilidade da produção, tanto no que toca a produtividade e eficiência quanto à qualidade dos produtos. É necessário que quem for fazer tal serviço tenha os conhecimentos e habilidades necessários à realização. Nesse ponto, vale à pena citar o item 7.1.6 da ISO 9001:2015:

“A organização deve determinar o conhecimento necessário para a operação dos processos e para atingir a conformidade de produtos e serviços. Esse conhecimento deve ser mantido e disponibilizado na extensão necessária. Quando abordadas novas mudanças e tendências, a organização deve considerar seu conhecimento atual e determinar como adquirir ou acessar as necessidades de conhecimentos adicionais e atualizações requeridas.

Veja também: Como funciona o sistema Kanban

NOTA 1 O conhecimento organizacional é o conhecimento específico para a organização; ele é adquirido pela experiência. É a informação que é usada e compartilhada para atingir os objetivos da organização.

NOTA 2 Conhecimento organizacional pode ser baseado em fontes internas (por exemplo: propriedade intelectual, conhecimentos adquiridos com a experiência; lições aprendidas com os fracassos e projetos bem-sucedidos; captação e compartilhamento de conhecimento e experiência em situação não documentada; os resultados de melhorias em processos, produtos e serviços); fontes externas (por exemplo: normas, academia, conferências, compilação de conhecimentos com clientes ou fornecedores externos).”

Note que nesse item existe uma preocupação com o conhecimento específico necessário para se realizar as atividades. É o conhecimento necessário para que todos os colaboradores possam produzir de forma padronizada, em produtividade e em qualidade padronizada.

Conhecimento é um dos componentes da competência e para gestão destes, uma excelente ferramenta dentro de um processo é a conhecida Matriz de Competências, que gere o nível de competências de cada colaborador, sendo que o ideal é que todos tenham o mesmo nível.

Exemplos de ações para nivelar mão-de-obra:

 - Treinamento e avaliação constante de funcionários novatos juntamente com funcionários experientes e hábeis;

 - Reunião diária de divulgação de resultados e feedback;

 - Observação e entendimento de dificuldades/ melhoria de processos.

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Porque o Heijunka DEVE vir antes da implantação do Kanban

Heijunka é um dos pilares da produção enxuta. Trata da estabilidade, mas também de flexibilização da produção tão sonhada a níveis brasileiros.

Tomemos uma situação hipotética.

Veja também: Como funciona o sistema Kanban

Em uma determinada fábrica produzimos os produtos X e Y.  Nosso cliente nos enviou o seguinte plano de coleta para os próximos 10 dias:

É notável que, para cada quantidade de X serão coletadas duas quantidades de Y, nesse ponto já percebemos um padrão.

Segundo a equipe de cronoanalistas e o pessoal de métodos e processos, o tempo padrão do produto Y é 10% maior do que o do produto X.

A fim de economizar tempo em ajuste de máquinas, o gerente de produção decide que o produto X será feito no primeiro turno de cada dia, enquanto que o produto Y será produzido no segundo turno.

As máquinas onde esses produtos serão produzidos raramente passam por manutenção preventiva, pois como são novas o gerente não viu a necessidade de se parar a produção para se fazer uma manutenção preventiva. Também não há um estudo de tempo médio entre falhas. Perde-se ainda um tempo valioso devido falta de organização das ferramentas.

A mão-de-obra que irá produzir esses produtos, em parte são bem experientes, alguns com mais de 10 anos na função, mas também existe uma boa parcela de pessoal novato. Os métodos utilizados para se produzir acabam variando de pessoa para pessoa, pois quem é mais experiente já conhece todos os segredos da produção desses itens enquanto os novatos ainda possuem bastantes dúvidas e cometem erros. Como o ambiente não foi bem planejado, acidentes de trabalho e lesões por esforço repetitivo são constantes, o que ocasiona falta de pessoal por doença ou ferimentos.

Os materiais utilizados para produzir os itens X e Y em geral apresentam alguns problemas de qualidade. Na maior parte das vezes são detectados antes de se fixar no produto final. É difícil de se encontrar cada um dos componentes desse produto no almoxarifado. No posto de trabalho não existe uma padronização com relação à localização desses materiais.

Avaliando o OEE dessa fábrica, verificamos números muito abaixo da média nacional e do segmento. Em geral atrasam entregas para o cliente, mesmo fazendo horas extras esporadicamente. Os resultados não vão bem e o custo industrial está alto.

VIDEO: COMO CALCULAR O OEE.

O Heijunka, conforme mencionado, visa nivelar e flexibilizar a produção para que a mesma possa FLUIR.

No exemplo acima temos uma situação onde a fluência da produção é extremamente difícil. Vejamos esses motivos:

 - Falta de estabilidade nos 4m’s;

 - Falta de nivelamento do plano de produção;

 - Falta dos 5S’s;

 - Falta de troca rápida de ferramentas;

Na sequência, continuaremos explicando para chegarmos à situação ideal.

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