As 3 melhores ferramentas de abordagem de riscos para a ISO 9001:2015

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O requisito 6.1 da ISO 9001:2015 nos demonstra que, após determinados os fatores internos e externos e os requisitos das partes interessadas, a organização deve determinar os riscos e oportunidades provenientes destes para dar toda a segurança ao sgq com o intuito de melhorá-lo e reduzir/eliminar os potenciais efeitos.

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Vou aqui listar as 3 melhores ferramentas para abordagem e gestão de riscos. Quando cito o termo "melhor", me refiro às ferramentas mais robustas em ordem decrescente.

 1 - ISO 31000 - Gestão de riscos. A norma em questão pode ser encontrada para download no site da ABNT e é uma ferramenta estruturada e robusta para a gestão de riscos e também provém estrutura para gestão de mudanças (que também caracteriza risco).

2 - FMEA - Uma ferramenta desenvolvida inicialmente para as indústrias automotivas e sua cadeia de fornecimento. O FMEA tem se tornado cada vez mais utilizado em empresas de diversos segmentos devido sua simplicidade, fácil gerenciamento, fácil entendimento e eficiência. Leia também: Porque o FMEA é tão importante na ISO 9001:2015.

3 - Matriz SWOT - Das 3, a ferramenta mais simples. Extremamente útil para a abordagem dos riscos e para o planejamento estratégico. Veja mais AQUI.

Vejamos o Requisito:

6.1.1

Quando do planejamento do Sistema de Gestão da Qualidade, a organização deve considerar questões referenciadas em 4.1 e os requisitos referenciados em 4.2 e determinar os riscos e oportunidades que precisam ser abordados para:

a)   dar segurança para que o Sistema de Gestão da Qualidade, possa atingir os resultados esperados;

b) aumentar os efeitos desejáveis;

c) prevenir ou reduzir efeitos indesejados;

d) alcançar melhoria.

6.1.2

A organização deve planejar:
a) ações para abordar os riscos e oportunidades;
b) como:
1) integrar e implementar ações em seus processos do Sistema de Gestão da Qualidade (ver 4.4);2) avaliar a eficácia dessas ações.

Ações tomadas para abordar os riscos e oportunidades, devem ser proporcionais ao impacto potencial sobre a conformidade de produtos e serviços.

NOTA 1 Opções para abordar os riscos, podem incluir: evitar os riscos, assumir os riscos a fim de buscar uma oportunidade, eliminar a fonte de risco, mudar a probabilidade ou consequências, dividir o risco, ou assumir o risco por tomada de decisão.

NOTA 2 Oportunidades podem levar à adoção de novas práticas, lançamento de novos produtos, abertura de novos mercados, abordagem de novos clientes, construção de parcerias, utilização de novas tecnologias e outras possibilidades desejáveis e viáveis para atender às necessidades da organização ou seus clientes.

Logo, o conceito de abordagem de riscos deve ser levado tanto em modo macro (verificando-se todo o SGQ) como micro (por processo), onde todos os riscos de cada processo precisam ser levados em consideração. Após tomadas as ações para abordar os riscos e oportunidades a eficácia destas deve ser avaliada. As notas 1 e 2 são bastante didáticas com relação ao o que as organizações podem fazer para abordar riscos e oportunidades.

Novamente, a ISO 31000 pode ser de grande utilidade dentro de seu sgq, pois é uma estrutura completa e robusta no que diz respeito à gestão de riscos.

Porque o FMEA é IMPORTANTÍSSIMO na ISO 9001:2015

A nova ISO 9001 está trazendo excelentes características novas às organizações que optarem por implantá-la. Uma delas é a abordagem de riscos, cuja qual, uma ferramenta como o FMEA é extremamente eficiente para atendimento e agregação de valor.

Por não se tratar de ferramenta limitada a um segmento de indústria, o FMEA pode ser utilizado em processos que não envolvem  manufatura, como processos administrativos ou ainda serviços, tudo com o intuito de se detectar falhas potenciais.

Veja também: Como determinar a Política da Qualidade na ISO 9001:2015

Vem a servir também como ferramenta eficiente em indústrias que optam por certificar seu sistema de gestão da qualidade na norma ISO 9001:2015 pois, além de atender os requisitos 6.1 - Ações para abordar Riscos e Oportunidades e 6.3 - Planejamento de Mudanças de forma direta, atendem de forma menos direta outros requisitos, devido essa norma ter forte ênfase na abordagem de riscos.

Parte essencial do APQP – Planejamento Avançado da Qualidade do Produto, o FMEA é uma ferramenta multidisciplinar, afeta todo o processo de realização do produto e demanda certo tempo, portanto, precisa ser apoiado pelo alto gestor do processo e alta administração.

Outras características, tais como a abordagem e determinação dos requisitos de partes interessadas também é bastante presente. Confira algumas diferenças nesses trechos de aula:

Você sabe utilizar um Diagrama de Blocos?

Trecho do curso FMEA - Uma ferramenta para abordagem e redução de riscos.

(...) Todo tipo de informação relevante para com o produto, sistema, subsistema ou componente precisam ser abordados na fase inicial do DFMEA, bem como os requisitos funcionais.

É importante determinar:

  - Com quais processos, componentes e/ou sistemas o produto fará interface?

 - Existem características do produto que está sendo alvo do DFMEA que possam afetar outros componentes, subsistemas ou sistemas?

 - Este produto depende (para correto funcionamento) de entrada de informação ou outras alimentações provindas de outros produtos, sistemas ou subsistemas.

 - Existem saídas desse produto que são necessárias ao funcionamento correto de outro produto, subsistema ou sistema?

 - As funções desse produto incluem detecção ou prevenção de modos de falha em um sistema ou componente associado?

Justamente nesse ponto, o diagrama de blocos pode ser de grande utilidade.

O diagrama de blocos tem por objetivo compreender todas as entradas, funções desempenhadas e saídas de um sistema, subsistema ou componente. Hoje podemos encontrar uma verdadeira infinidade de modelos de diagramas de blocos, mas baseando-se no texto em negrito, à nível didático, entendamos esse exemplo simples de diagrama de blocos para um subsistema igualmente simples, que é composto por um eixo, um rolamento e um mancal.

Nesse diagrama é fácil verificarmos as interações entre os componentes e transferências de esforços. Podemos verificar o escopo do estudo no diagrama de blocos, que está dentro da linha de fronteira e também é possível ver algumas interações com essa fronteira. Conforme mencionado, existe uma infinidade de modelos, mas o mais importante nessa etapa é entender efetivamente a interação entre os componentes, subsistema e/ ou sistemas.

Uma pequena introdução ao FMEA

FMEA – Failure mode and effect analisys é uma ferramenta que surgiu na indústria automotiva com o intuito de servir principalmente aos fornecedores desse segmento e propósitos tais como abordar e classificar riscos, servir de acervo de lições aprendidas e ainda servir de guia de prioridade de ações para reduzir riscos.

Vem a servir como ferramenta eficiente em indústrias que optam por certificar seu sistema de gestão da qualidade na normaISO 9001:2015 pois, além de atender os requisitos 6.1 e 6.3 de forma direta, atendem de forma menos direta outros requisitos, devido essa norma ter forte ênfase na abordagem de riscos.

Conceitualmente, o FMEA foi desenvolvido para ser uma “ação antes do evento” e não um “exercício após o fato”, ou seja, faz parte de um planejamento de qualidade, algo que é desenvolvido antes, de forma eficiente, para que efeitos como falhas não surjam ou sejam minimizadas.

O FMEA envolverá conhecimentos e experiências e, apesar de ser uma ferramenta trabalhosa (de certa forma), tem eficácia comprovada na redução de custos com ações tardias em projetos, processos e produtos. É o “pensar antes” para não “pagar depois”.

Um processo de FMEA bem executado poderá ainda diminuir a chance de alterações necessárias no processo ou projeto, o que poderia causar ainda mais problemas, seja em qualidade ou em custos.

Tecnicamente, um FMEA deveria ser desenvolvido, em projeto, nas suas primeiras ações e em processo, antes de se adquirir equipamento e desenvolver ferramental, no entanto, não é impossível se implantar FMEA onde estas atividades já tenham sido realizadas, podendo dessa forma, servir de ferramenta de melhoria.

Por não se tratar de ferramenta limitada a um segmento de indústria, o FMEA pode ser utilizado em processos que não envolvem  manufatura, como processos administrativos ou ainda serviços, tudo com o intuito de se detectar falhas potenciais.

Parte essencial do APQP – Planejamento Avançado da Qualidade do Produto, o FMEA é uma ferramenta multidisciplinar, afeta todo o processo de realização do produto e demanda certo tempo, portanto, precisa ser apoiado pelo alto gestor do processo e alta administração.

Os princípios da abordagem de implementação (conforme manual 4° edição AIAG) seguem conforme abaixo, no entanto, podem variar de acordo com o porte e segmento da empresa:

 - O escopo abrangerá FMEA’s produzidos internamente e por fornecedores da cadeia de fornecimento;

 - Abordar FMEA’s de projeto  e de processo, conforme aplicável;

 - Realizar isso tendo o FMEA como parte integrante do processo de APQP;

 - Parte de revisões técnicas de engenharia;

 - Parte da liberação e aprovação regular do projeto do produto ou processo.

Necessariamente, para eficácia, um FMEA precisa ser desenvolvido por uma equipe multidisciplinar/ multifuncional e os conhecimentos necessários à essa equipe variarão de acordo com o segmento e produto/ processo/ projeto.

À nível de estratégia, visando a efetividade, as organizações que desejam implantar um processo de FMEA precisam treinar colaboradores, sejam esses, usuários, fornecedores, facilitadores e ainda uma visão geral aos colaboradores não envolvidos diretamente.

Considerando um programa bem executado e FMEA’s implantados, não se pode dar por terminado, pois o FMEA é um compromisso de longo prazo com projetos e processos, visando a qualidade do produto. Novas experiências podem surgir e, nessa condição, FMEA’s devem sempre ser realimentados/ revistos.

A retenção do aprendizado, valendo-se das lições aprendidas durante desenvolvimento e implementação do FMEA, bem como experiências servirá de grande fonte de melhoria contínua e de facilitação para próximos FMEA’s. Vale lembrar que, muitas vezes e, de certo modo nas mais eficientes, lições aprendidas provém de erros.

Como recomendação, a linguagem a ser utilizada dentro de um FMEA, por mais que alguns membros possam não a compreender, deve ser a mais específica possível e, é claro, dúvidas com relação à linguagem podem ser esclarecidas durante/ posteriormente, no entanto, essa não deve ser barreira para a comunicação. Treinar e esclarecer fazem parte da evolução da equipe de FMEA.