Estabilidade dos 4m's - Métodos

Sem métodos estudados, discutidos, concordados e padronizados é praticamente impossível estabilizar a produção para que a mesma possa fluir e o cliente “puxar”.

Dentro dos países sul-americanos, a cultura de padronização (na maior parte dos casos) é fraca, o que muitas vezes acaba se tornando causa de instabilidade, improdutividade e, por consequência, ineficiência e mesmo problemas de qualidade no produto.

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Em minha experiência na área industrial tive a oportunidade de conversar com muitos gestores. De uma forma geral, o termo “padronização” é mal visto e mal entendido. De uma forma ou de outra a conversa sempre chega em “padronizar é engessar”.

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Veja também: Como funciona o sistema Kanban

Legado da era Taylor-Ford, onde a padronização de métodos era realizada por um engenheiro de tempos e métodos (um planeja, outro produz), o termo padronização muitas vezes tem sentido pejorativo na indústria nacional, mas a padronização proposta dentro do TPS visa “ter com o que comparar”. Ao se desenvolverem padrões, sempre uma equipe multifuncional deve estar envolvida.

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“Pessoas diferentes, de atividades diferentes pensam diferente sobre um tema comum”.

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No Japão, o termo padrão não tem esse sentido pejorativo. Tem justamente o sentido de ser uma base para comparação (o que está certo e o que está errado).

Métodos precisam ser padronizados para que se haja previsibilidade e, acima de tudo, para que haja segurança (e daí a importância de ao se definir um método envolver pessoas de conhecimentos diferentes, por exemplo um técnico em segurança do trabalho).

Qual a forma correta de se padronizar métodos e processos? Essa pergunta não é facilmente respondida, de forma genérica, pois cada tipo de indústria, segmento, condição, pessoal e recursos são diferentes, mas bons exemplos de padronizações de atividades são:

 - Vídeos de instrução, que podem ser gravados com o próprio pessoal que produz;

 - Instruções em papel, demonstrando passo-a-passo em fotografias ou desenhos o modo de se realizar aquela atividade;

 - Fluxogramas;

 - Instruções escritas.

Textos longos não são recomendados para se elaborar uma instrução de trabalho, pois em fábrica poucas pessoas o leem e, a nível de eficiência na transmissão de informação, dos exemplos citados é o menor.

Mas como fazer uma boa instrução de trabalho? Se seguirmos esses passos básicos teremos clareza na elaboração.

 - O que e como fazer? Descreve-se passo a passo a atividade a ser feita;

 - Por que fazer? O motivo de aquela atividade ser feita daquela forma;

 - Quais são os pontos de principal atenção? Pontos-chaves do produto, que se não fizer daquele jeito provavelmente teremos problemas.

 - Quais as ferramentas adequadas? Apontar as ferramentas consideradas adequadas.

 - Quais são os equipamentos de segurança pessoal e coletivos a serem utilizados?

 - Qual o tempo de referência da atividade? Este deve ser apresentado pelos cronoanalistas e equipe de métodos e processos. É o tempo adequado para a realização da atividade, com base no qual poderão ser medidas a produtividade e a eficiência.

Uma instrução deve ser simples, qualquer pessoa que a leia deveria entendê-la e saber executar a atividade. 

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Estabilidade dos 4m's - Mão-de-obra

Se a mão-de-obra que produz os produtos não for nivelada no que tange às competências teremos imprevisibilidade da produção, tanto no que toca a produtividade e eficiência quanto à qualidade dos produtos. É necessário que quem for fazer tal serviço tenha os conhecimentos e habilidades necessários à realização. Nesse ponto, vale à pena citar o item 7.1.6 da ISO 9001:2015:

“A organização deve determinar o conhecimento necessário para a operação dos processos e para atingir a conformidade de produtos e serviços. Esse conhecimento deve ser mantido e disponibilizado na extensão necessária. Quando abordadas novas mudanças e tendências, a organização deve considerar seu conhecimento atual e determinar como adquirir ou acessar as necessidades de conhecimentos adicionais e atualizações requeridas.

Veja também: Como funciona o sistema Kanban

NOTA 1 O conhecimento organizacional é o conhecimento específico para a organização; ele é adquirido pela experiência. É a informação que é usada e compartilhada para atingir os objetivos da organização.

NOTA 2 Conhecimento organizacional pode ser baseado em fontes internas (por exemplo: propriedade intelectual, conhecimentos adquiridos com a experiência; lições aprendidas com os fracassos e projetos bem-sucedidos; captação e compartilhamento de conhecimento e experiência em situação não documentada; os resultados de melhorias em processos, produtos e serviços); fontes externas (por exemplo: normas, academia, conferências, compilação de conhecimentos com clientes ou fornecedores externos).”

Note que nesse item existe uma preocupação com o conhecimento específico necessário para se realizar as atividades. É o conhecimento necessário para que todos os colaboradores possam produzir de forma padronizada, em produtividade e em qualidade padronizada.

Conhecimento é um dos componentes da competência e para gestão destes, uma excelente ferramenta dentro de um processo é a conhecida Matriz de Competências, que gere o nível de competências de cada colaborador, sendo que o ideal é que todos tenham o mesmo nível.

Exemplos de ações para nivelar mão-de-obra:

 - Treinamento e avaliação constante de funcionários novatos juntamente com funcionários experientes e hábeis;

 - Reunião diária de divulgação de resultados e feedback;

 - Observação e entendimento de dificuldades/ melhoria de processos.

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A Verdadeira importância dos 5S's

5S representa cinco palavras japonesas que começam com a letra S. Não é fácil encontrar em outro idioma palavras que têm o mesmo significado de cada termo na cultura nipônica. Por exemplo: Seiri já foi traduzido comoseleção, descarte, senso de utilização. Seiketsu aparece como higiene, padronização, senso de saúde.

E há certo sentido: com o Seiri, fazemos seleção, ou seja, separamos o que é útil de o que não é útil, que será descartado. Assim, é facilitado o uso. Com senso de utilidade/utilização dos recursos, isto é, senso de utilização, a seleção e o descarte e o uso serão mais adequados. No entanto, a palavra descarte, por exemplo, fortalece o sentido de jogar fora, dando pouco valor ao sentido de uso.

Quanto ao Seiketsu, a higiene depende de seguirmos padrões saudáveis de uso, ordem e limpeza. A expressãosenso de saúde representa nossa sensibilidade para avaliar as boas práticas (as práticas saudáveis), capacidade de padronizá-las, assegurando a saúde. Considere saúde para tudo: física, mental, social, financeira, ambiental etc.

A tradução utilizando a palavra senso se tornou uma das mais divulgadas no Brasil a partir de meados da década de 1990. Além de iniciar com S, facilitando a didática do 5S, este termo remete ao bom senso, característica de pessoa sensata. A prática do 5S é um bom meio de apurar a sensatez. Com isso, o 5S deixa de ser uma coisa de fábricas, máquinas, ferramentas. Entendido assim, o 5S pode ser praticado por qualquer pessoa, em qualquer lugar, para facilitar a solução de qualquer desafio.

Finalmente, essa tradução aproxima o 5S de o que é natural no organismo vivo. Praticar 5S é semelhante ao que qualquer ser vivo faz para viver.